データ入力の自動化: やり方・ツールの種類・時間削減の目安
データ入力は、ルールが決まっているほど自動化の効果が出やすい作業です。
自動化できそうな箇所
- フォームや書類からの項目抽出と自動転記
- システム間のデータ同期
- 定期的なCSV取り込みと整形
- 入力内容の自動チェック
おすすめのツールの種類
特定の製品名ではなく、まず検討したいツールの種類を挙げます。
- ノーコード自動化ツール(アプリ間連携)
- OCR・書類読み取りツール
- スプレッドシートのスクリプト・関数
最初の一歩(3ステップ)
- 転記している作業の「元のデータ」「転記先」「項目」を1枚のメモに書き出す。
- 項目の対応が毎回同じなら、まず同じスプレッドシート内で関数やインポート機能で置き換えられないか試す。
- アプリ間の転記が残る場合は、自動化ツールで「新しいデータが入ったら転記する」を10件だけ試し、手入力の結果と突き合わせる。
削減時間の目安
AutoFitではデータ入力の削減率を 50〜80% と仮置きしています。たとえば週に合計120分かかっている場合、60〜96分の削減という試算になります(入力値からの試算であり、実測値ではありません)。
転記ミスは自動化後も起こり得るため、最初は抜き取りで結果を確認することをおすすめします。