スケジュール調整の自動化: やり方・ツールの種類・時間削減の目安
スケジュール調整は、候補日のやり取りを減らすだけで、地味に積み上がる時間を取り戻しやすい作業です。
自動化できそうな箇所
- 空き時間の自動提示と予約ページの共有
- 候補日のやり取りの自動化
- 予定のリマインド通知
- 繰り返しの予定の自動登録
おすすめのツールの種類
特定の製品名ではなく、まず検討したいツールの種類を挙げます。
- 日程調整ツール(予約ページ・空き時間の共有)
- カレンダーの繰り返し予定・通知機能
- ワークフロー自動化ツール(予約を受けたら予定に登録)
最初の一歩(3ステップ)
- 直近の日程調整を5件振り返り、メールの往復回数と候補日の出し方を記録する。
- カレンダーの予約ページなど、空き時間を相手が選べる仕組みを1つ試す。
- 定例の予定は繰り返し設定にして、リマインド通知も自動にする。
削減時間の目安
AutoFitではスケジュール調整の削減率を 30〜60% と仮置きしています。たとえば週に合計120分かかっている場合、36〜72分の削減という試算になります(入力値からの試算であり、実測値ではありません)。
個人の予定を外部に見せる設定は、公開範囲(空き時間のみか詳細か)を確認してから使ってください。