議事録の自動化: やり方・ツールの種類・時間削減の目安
議事録は、文字起こしと要約を機械に任せやすく、時間削減の余地が比較的大きい作業です。
自動化できそうな箇所
- 会議音声の文字起こし
- 決定事項・ToDoの自動抽出
- 要約の共有先(チャット・ドキュメント)への自動投稿
- 定例会議のフォーマット統一
おすすめのツールの種類
特定の製品名ではなく、まず検討したいツールの種類を挙げます。
- 文字起こし・会議要約ツール
- AIによる要約・ToDo抽出
- ドキュメントやチャットへの自動転記を行う自動化ツール
最初の一歩(3ステップ)
- 次回の会議から、決定事項・ToDo・担当者・期限の4項目だけを書く議事録の型を決める。
- 録音や文字起こしをしてよいか参加者に確認し、了承が取れたら文字起こしツールを1回試す。
- 文字起こしを要約ツールで4項目に整理し、手書きした場合と所要時間を比べる。
削減時間の目安
AutoFitでは議事録の削減率を 40〜70% と仮置きしています。たとえば週に合計120分かかっている場合、48〜84分の削減という試算になります(入力値からの試算であり、実測値ではありません)。
機密性の高い会議では、録音・文字起こしの可否と保存先を事前に確認してください。